Эффективное делегирование: бизнес-процессы, инструкции, чек-листы

Делегирование

Про собственников, которые все контролируют и завязывают рабочие процессы на себе, мы говорили не раз. Да, это проблема, и она существует. Но как перестать делать все самому и безболезненно делегировать полномочия сотрудникам? Сегодня мы расскажем про эффективное делегирование и дадим вам на вооружение инфографику с пошаговыми действиями.

Большинство собственников, принимая сотрудника на работу, передают дела только на словах, рассказывая какие функции он должен выполнять и как осуществлять те или иные процессы. В таком подходе нет системности, которая позволит сотруднику работать эффективно. А если даже он всему научится, но решит уволиться, то все повторится по-новой – придется потратить кучу времени на то, чтобы рассказать, показать, научить нового человека. Разве это не пустая трата времени? Тем более что один-единственный прописанный бизнес-процесс или инструкция могли бы в корне изменить подобную ситуацию.

Как делегировать работу правильно?

Делегирование полномочий — это такая организация работы, при которой руководитель распределяет свою ответственность между подчиненными. Что нужно, для того чтобы распределить эту ответственность эффективно, а не оставить себе, сетуя на нерадивых подчиненных? Ответ на этот вопрос вы найдете в инфографике. Ну, и мы, конечно, более подробно разберем его далее в этой статье.

Эффективное делегирование

Итак, эффективное делегирование невозможно без бизнес-процессов, инструкций, чек-листов. Да, создавать такие бизнес-процессы нелегко, многие воспринимают это как скучную, монотонную рутину. Однако сделав это один раз, руководитель освобождает в будущем время для более важных дел, так как с легкостью сможет делегировать любые задачи.

Суть эффективного делегирования заключается в том, чтобы передать сотрудникам не весь проект целиком (тоните или выплывайте), а разделить большой проект или сложный процесс на маленькие понятные блоки. И уже конкретные блоки делегировать специалистам, требуя конкретный результат с маленького блока за конкретный срок. Тогда у вас не будет разочарования от несоответствия ожидания и реальности, и вы не будете расстроены результатом, который вам в итоге сделали.

Все начинается с бизнес-процесса и конкретных этапов

Чтобы работа была эффективной, нужно видеть бизнес-процесс и его этапы от начала до конца. Каждый процесс нужно не только разделить на конкретные этапы, но и определить для каждого этапа конкретный результат – так формируется конвейерный процесс. Один выполнил задачу – передал дальше, другой выполнил задачу – тоже передал. Если один сотрудник не выполнит свою часть, то замедляется весь процесс. Это не очень хорошо, конечно, но в этом суть и командной работы, и построения процессов.

Итак, вы берете конкретный бизнес-процесс компании:

  • Делите на блоки
  • Ставите конкретные задачи
  • Распределяете между сотрудниками
  • Тестируете процесс
  • Контролируете результаты блоков
  • Проверяете, какие сроки нужны для выполнения задач
  • Фиксируете и анализируете результаты
  • Проверяете и корректируете бизнес-процесс

Результатом проделанной работы становится чек-лист, который в дальнейшем будет корректироваться и улучшаться, ускоряя весь процесс работы. Он включает в себя только ключевые действия бизнес-процесса и помогает контролировать его выполнение.

Как писать инструкции для сотрудников?

Успех делегирования напрямую зависит от того, насколько простыми и понятными будут инструкции, которые вы напишете для сотрудников:

  • Последовательность действий должна быть изложена максимально просто (как кулинарный рецепт)
  • Делите инструкцию на две части: с левой стороны ключевые пункты, с правой стороны – детальное описание каждого ключевого пункта, что конкретно нужно сделать для его выполнения
  • Количество ключевых пунктов с левой стороны не должно быть больше 10, иначе инструкция будет перегружена информацией
  • Вся инструкция должна умещаться на одной альбомной странице – так сотрудники смогут эффективно ею пользоваться и не пропустят какой-то важный пункт.

Когда сотрудник только осваивает новый процесс, он использует все пункты правой колонки с детальным описанием. Со временем, когда наберется опыта и хорошо узнает процесс, ему будет достаточно левой колонки в качестве чек-листа для тех или иных действий.

Процесс, которому не нужен контроль

Конечно, делегирование – это сложная работа, которая требует не одного дня. Но если собственник идет в сторону создания таких бизнес-процессов – это уже большой шаг вперед. При том, что в перспективе он только освободит себе больше времени для других дел или нового этапа в развитии. Да, какое-то количество времени все равно будет уходить на контроль, но в целом процесс будет идти своим чередом, независимо от того, задействованы вы в нем или заняты чем-то другим.

В инфографике вы найдете достаточно подробное описание ошибок делегирования, которых следует избегать. Однако если вы хотите больше узнать о том, чего нельзя делать при выстраивании бизнес-процессов, читайте нашу статью «Делегирование. 7 распространенных ошибок собственников»

Кроме того, в статье «Как написать инструкцию для сотрудников?» вы не только получите более подробную информацию о том, как писать инструкции, но и познакомитесь с мифами делегирования и узнаете, как эффективно ускорить бизнес-процессы.

А если у вас остались вопросы или вы хотите получить личную консультацию, напишите нам на mail@salesexpert.kz или m.me/salesexpertkz