Как написать инструкцию для сотрудников?

Как написать инструкцию для сотрудников

Когда директор или топ-менеджер завязывает все процессы на себе, это не хорошо ни для него, ни для бизнеса. Сегодня мы расскажем о важном аспекте менеджмента – делегировании, и научимся писать понятные, доходчивые инструкции для сотрудников.

Ключевой навык — делегирование

Есть такая поговорка, к которой многие любят апеллировать: «Хочешь сделать хорошо, сделай сам». Я к ней отношусь с определенной иронией, потому что те, кто так говорит, вряд ли имеют представление о мире бизнеса в целом.

В этом выражении есть доля логики, но оно не раскрывает проблемы собственника – проблемы объемов и масштаба. Я говорю сейчас об увеличении количества проектов и об объемах и сложности каждого отдельного проекта.

Нести все на себе – это утопия в силу ограниченности ресурса отдельного человека. Поэтому делегирование – это ключевой навык для любого топ-менеджера, очень важно его в себе взрастить и довести до совершенства.

Мифы о делегировании

По поводу делегирования у многих возникают заблуждения, из-за которых кажется, что оно бесполезно и совсем не помогает. Вот основные из них:

  • Если я буду делегировать, то все должно быть сделано само по себе – я плачу за это деньги, остальное не моя головная боль.

Это не так. Что-то будет выполнено, но не так, как вы хотели. Прежде чем кому-то что-то делегировать, нужно научить человека, что и как он должен сделать.

  • Раз я делегирую, то час времени, которое я тратил на это действие, теперь будет свободен. Тоже неправда, потому что специалиста, которому вы что-то делегировали, нужно контролировать: что он сделал, правильно ли он сделал и нужна ли доработка.
    Будьте готовы к тому, что 30-50% освободившегося времени вы потратите на контроль и отчетность: сделал ли сотрудник все по процессу и какие у него возникли вопросы.

 

  • Если я буду делегировать, то придется постоянно переделывать.

Это миф, хотя он и похож на правду. Если вы создали четкий процесс, прописали его в инструкциях и чек-листах, то ничего переделывать не понадобится. Сотрудник, которому вы делегируете, должен следовать процессу и делать ровно столько и ровно то, что нужно вам.

Как написать понятную инструкцию?

Из всего вышесказанного очевидно, что успех делегирования напрямую зависит от того, как вы напишете инструкции для сотрудников. Что нужно для написания инструкции?

1 — Инструкции должны быть простыми

Представьте, что вы пишете не руководство по созданию ядерной ракеты, а самый простой рецепт, как сварить чечевичный суп. Какие нужно взять ингредиенты, в каком количестве и какой последовательности добавить. Именно такой должна быть ваша инструкция.

2 — Делим инструкцию на две части

Левая сторона страницы должна содержать ключевые пункты, по которым человек выполняет процесс и отмечает сделанное. Это такой базовый чек-лист. С правой стороны – более детальное описание чек-листа, что конкретно нужно сделать в той или иной ситуации.

Возьмём, для примера, лист и разделим его на левую и правую стороны.

На левой стороне вы пишете ключевые пункты, например:

  • зайти на сайт,
  • нажать кнопку,
  • загрузить статью,
  • проверить seo,
  • проверить картинки,
  • кликнуть «опубликовать», то есть какие-то ключевые действия, которые человек должен сделать.

С правой стороны даете более детальную информацию к каждому пункту левого столбца. Например, если с левой стороны первый пункт гласит: «зайти на сайт», то с правой должно быть детальное описание как это сделать:

  • ввести свой логин-пароль,
  • кликнуть кнопку «войти»,
  • войти в раздел «записи»,
  • выбрать «новая запись», и так далее

 

3 — Ограничения при написании инструкций

Есть важные ограничения, которые нужно учитывать:

  • инструкция по объему не должна быть больше альбомной страницы
  • в левой колонке не должно быть больше десяти пунктов.

Следуйте этим рекомендациям, и ваши инструкции заработают, люди начнут ими пользоваться. Сотрудники будут четко видеть, что от них требуется и как это выполнять.

Когда человек только учится, он использует все пункты в правой колонке. Со временем, когда он уже долго работает, хорошо знает процесс и сроки, то использует только левую колонку в качестве чек-листа для тех или иных действий.

Ошибки при написании инструкций

Какие ошибки возникают при написании инструкций для делегирования?

В правой колонке много лишней информации

Приведу простой пример. Допустим, вы описываете пункт, как зайти на сайт. Вы пишете: введите в верхнее поле логин, в нижнее — пароль, нажмите синенькую кнопочку «войти», подождите пять секунд, пока загрузится экран…

Все это не важная и не нужная информация. Не забывайте, что вы работаете с людьми, у которых есть интеллект, вы наняли их потому, что они умеют думать. Так что не нужно расписывать настолько досконально. Помните правило: не больше одной страницы.

Детализированные действия попадают в чек-лист

Чек-лист должен нести в себе смысловую ценность, каждый его пункт должен быть выполнен. Но иногда в него попадают детали, которым место в правой колонке,  к левому столбцу они никак не относятся. Вы берете ключевое действие, пишете к нему описание и вставляете описание в чек-лист – это неправильно. Помните, в левом столбце мы прописываем только ключевые действия.

Решения не дублируются

Это вопрос разделения функций. Вы делегируете что-то одному человеку, ему тяжело, дело не идет, он сливается. Хотя этот момент нужно было предусмотреть и взять двух исполнителей на похожие задачи: если один ушел, другой продолжает работать.

Другой вопрос, как это сделать?
Самый простой совет — выберите пять-шесть потенциальных исполнителей и дайте им тестовое задание. Вы проверите их скорость, правильно ли они понимают инструкции и качество исполнения. В результате теста у вас останется два хороших исполнителя, которым смело можно делегировать обязанности.

Ускорение бизнес-процесса

Инструкции нужны для того, чтобы ускорить бизнес-процесс. Любой проект имеет начало и конец. Его нужно разделять на части, и над каждой из частей должна одновременно работать команда. При этом желательно, чтобы они друг от друга не зависели. Когда вы работаете в команде и даете разным сотрудникам конкретные инструкции, вы ускоряете работу в несколько раз.

Да, вы все равно будете отдавать какое-то количество времени на контроль, но в остальном на вас больше ничего не будет завязано. Уехали вы или заняты, процесс будет идти своим чередом, он не остановится – и это очень важно.

Поэтому пишите инструкции, разбивайте проект на процессы, задачи и делегируйте эти задачи. Вы увидите, как быстро начнет ваш бизнес расти. А если хотите знать, что еще мешает здоровому развитию бизнеса, следите за нашими обновлениями. В одной из следующих статей мы расскажем, почему бизнес «умирает» меньше, чем за год.

 

С уважением,

Ален Кокумбаев