Архитектура бизнеса: орг. структура компании

орг. структура компании

Приступая к новому проекту, мы уделяем большое внимание архитектуре бизнеса. Это наиболее важная часть работы над проектом. Сегодня мы расскажем о конкретном инструменте архитектуры– орг. структуре компании.

Примеры орг. структур видел, наверное, каждый. Как правило, это замысловатые схемы с большим количеством ответвлений, в которых сложно что-либо понять даже самим авторам, ее придумавшим. Неудивительно, что в большинстве компаний орг. структура – это некий мифический недостижимый план, по которому никто и никого не нанимает.

Почему орг. структуры не работают?

По опыту крупных проектов мы часто видим две ситуации:

  • у многих есть штатное расписание, оно утверждено и подписано, но по факту структура работает не более чем на 50 процентов
  • ключевых должностей вообще нет, работа завязана на одном человеке, например, директоре, который отвечает за все и тушит пожары

Рабочая орг. структура должна отражать реальность и предусматривать рост на будущее (не на 10-20 лет, а ближайшие 2-3 года). Однако мало кто это понимает – как правило, собственники бизнеса совершают типичные ошибки.

Типичные ошибки орг. структур:

  1. В орг. структуре слишком много должностей – зачем нанимать по 20-30 человек, которые только наполняют офисы, непонятно чем занимаются и съедают валовую прибыль компании? Целью должен быть не формально видимый большой оборот компании, а реальная эффективная работа
  2. Не прописаны ключевые обязанности – как следствие большинство функций дублируется. Продавец может заниматься и продажами, и бухгалтерией, и отгрузкой. Это нормально, если в компании всего 2-3 человека. Но когда в компании работает больше 5 человек, и у вас уже больше 10 клиентов – пора серьезно поработать с орг. структурой.
  3. Орг. структура лежит в архиве – с тех пор, как ее написали (лет пять тому назад), никто про нее не вспоминает, а набор персонала ведется согласно опыту работы и, как обычно, это универсалы. На стадии когда бизнес растет, компания становится больше, функции должны быть четко разделены – конкретные люди на конкретные задачи.
  4. Не закладывается рост компании на ближайшие 3-5 лет – если мы говорим про здоровый бизнес, который будет жить, а не закроется через год, нужно предусматривать отделы и сотрудников, которые появятся, когда число клиентов возрастет в несколько раз. Конечно, речь не о 1000 вакансий, но нужно закладывать разумный рост бизнеса хотя бы на ближайшие три года.
  5. Орг. структуры в принципе нет – у собственника есть сотрудники и приблизительное понимание, кто за финансы отвечает, кто за продажи, а кто на доставке товара. Это очень тяжело для бизнеса: нет орг. структуры, не заложен рост – значит в принципе нет видения куда расти. Если компания всецело довольна текущей ситуацией, значит она находится на уровне, которого заслуживает и хочет. Большего ждать не стоит.

Как орг. структура влияет на бизнес?

Орг. структура дает четкое разделение и понимание:

  • определенные сотрудники выполняют свои конкретные функции
  • на каждое направление деятельности бизнеса – есть команда, которая за него отвечает
  • мини-команда несет ответственность за результат своего процесса

Иными словами, если вам нужно запустить рекламную акцию, это не должен быть один человек, который рвет на себе волосы и мечтает уволиться. Должна работать команда, в которой логисты отвечают за логистику, IT за тех. сопровождение, маркетологи за маркетинг и т.д.

Соответственно, когда есть мини-команда, которая отвечает за свой процесс и результат, что произойдет в бизнесе? Повысится его скорость и сердцебиение. Все его функции и задачи будут выполняться в ускоренном формате и при этом очень качественно.

Например, если вам нужно сделать какую-то акцию, запустить сайт или оповестить клиентов о ваших новостях, все это происходит очень быстро и прозрачно.

  • Маркетинг создаёт определенный повод
  • Отдел продаж помогает организовать, обзвонить, рассказать
  • Отдел логистики готов отгрузить заказы клиентам
  • Бухгалтерия выписывает счета, и так далее

На первых порах можно часть структур заменить аутсорсинговыми компаниями, например, заказать IT-поддержку. Но по мере роста бизнеса нужно находить сотрудников на те или иные вакантные места, которые у вас образовались.  Находить и наделять их узкими, понятными функциями. Чем понятнее будут эти функции, тем легче в дальнейшем вам будет вырасти. Нельзя взваливать все на универсала, который будет отвечать за каждый процесс. Вы ведь не хотите, чтобы целый бизнес встал из-за того, что из него ушел один человек?

Типы орг. структур

Нельзя отрицать того, что рынок диктует, каких людей и когда надо нанимать. Соответственно надо создавать такие структуры, которые выдерживают запросы рынка. Какими они бывают?

Структура управляющей компании

Отдельная ячейка в филиальной сети, которая занимается строго управлением всеми филиалами, центрами и так далее. Задача этой орг. структуры выстроить отдельные точки и сделать их саморегулирующимися, не зависящими от общего бюджета. В управляющей компании выстраиваются отделы: маркетинг, юристы, финансы и т.д., — которые контролируют свою деятельность и деятельность всех филиалов.

В качестве примера можно посмотреть на любую крупную международную компанию, у которой есть филиалы в Казахстане и России.  Структура управляющей компании позволяет не плодить одинаковых сотрудников в каждом филиале, но помогает выстроить модель, в которой открытие каждого филиала будет стабильно приносить доход в управляющую компанию.

Эта модель подходит таким отраслям, как услуги в розницу:

  • фитнес
  • салоны красоты
  • стоматологии
  • спортивные центры
  • центры по развитию детей и т.д.

Развитие филиальной сети на основе экспертности

Данный тип структуры больше связан с компаниями, которые продают профессиональные услуги: сервисы или консалтинг.  Развитие филиальной сети основано на росте:

  • сотрудник вырастает до уровня директора или партнера
  • для него открывается отдельный проект с учетом его пожеланий и компетенции
  • он развивает данный проект

Формируется диверсифицированная компания, в которой может быть сколько угодно разных направлений. Их объединяет партнёрство и отношения в рамках совета директоров.

Дублирование функций

Такой тип структуры применим к любым товарным бизнесам. В каждом офисе свой юрист, свой бухгалтер, свой отдел продаж и так далее. При развитии филиальной сети вполне логично, что они живут своей жизнью, так как для полного функционирования им нужны все эти специалисты, иначе возникнут простои в производстве, отгрузках и продажах.

Дальнейшие действия и рост

Когда вы беретесь моделировать орг. структуру, посмотрите кейсы успешных международных компаний. Мы сейчас не говорим о нефтегазовом секторе, которому не слишком нужно париться из-за доходов. Возьмите действующие крупные холдинги (логистические, телекоммуникационные, медицинские), которые открывают дистрибьюторские центры в Казахстане.

Это хорошие примеры того, как должна быть выстроена орг. структура, — нужно перенимать такой опыт. Большинство малого и среднего бизнеса ошибочно полагает, что им не дотянуться до подобных монстров. Это не так. Главное вдумчиво подойти к моделированию и заложить возможный рост своей компании.  Хотите узнать больше о моделировании орг. структур? Читайте наши следующие материалы.
С уважением,

Ален Кокумбаев