Как оптимизировать производственный процесс?

Как оптимизировать производственный процесс

Большинство компаний слишком озабочено процессом продаж, но когда дело доходит до производства, они провисают. Как организовать производственный процесс так, чтобы он выдерживал любое количество заказов? Об этом мы расскажем в нашей статье.

Есть клиенты – нет ресурсов

Многие предприниматели сталкиваются с тем, что после заключения успешных сделок появляются проблемы в производстве. Не хватает ресурсов, чтобы эти сделки отработать вовремя и качественно. Особенно от этого страдают производственные и проектные компании.

Приведу пример. Допустим, у проектной компании есть 15 человек технарей, на которых держится все производство. Их распределяют по 5 человек на проект, и на первый взгляд это кажется логичным:

  • 3 проекта в месяц
  • 5 человек на проект
  • Цикл 1.5-2 месяца
  • Цикл заканчивается, берем следующие проекты

Но тут возникает большая проблема. Компанию нужно кормить, самому тоже хочется заработать немножко больше, чем просто на жизнь, а доход ограничен строгими рамками. Как решить эту задачу? Варианта два:

  1. Поднимать цены
  2. Брать больше проектов

Большинство, конечно же, выбирает второй путь.

Берем больше проектов. Что дальше?

Пять человек, работая над одним проектом, полностью вовлечены в него и загружены. Если они возьмут дополнительную нагрузку, то, скорее всего, сделают свою работу из рук вон плохо. Как следствие, начнут уходить клиенты. Пренебрежение к себе они не простят, потому что хотят абсолютного внимания, а не партнеров, которым некогда заниматься их вопросами.

К сожалению, когда мы пытаемся нагрузить одну команду двумя-тремя проектами, надеясь, что они как-нибудь вытянут, в конечном итоге, это не срабатывает, так как существует человеческий фактор.

Соответственно взять больше одного проекта на команду мы не можем, потому что:

  • Потеряем качество
  • Потеряем скорость
  • Станем неконкурентоспособными

Более того, пытаясь взять больше проектов, мы рискуем подорвать собственную репутацию. Ведь клиенты не просто начнут уходить, а будут уходить с негативными отзывами о вас, они начнут рассказывать, как вы их подвели, соответственно пострадает престиж компании.

Такая ситуация знакома большинству проектных команд. Они берут чуть больше, чем могут переварить, и это ни к чему хорошему не приводит.

Увеличение расходов vs. оптимизация

Таким образом мы опять возвращаемся к тому, что не можем взять больше трех проектов в месяц или шести проектов в квартал. Они приносят нам строго ограниченную сумму денег, с которой невозможно двигаться дальше или как-то развиваться.

Как выходить из этой ситуации? Есть два пути:

  1. Увеличить производственные расходы и нанять больше людей (плюс учитываем время на обучение и текучку)
  2. Оптимизация процессов (этот вариант многих отпугивает, компании боятся еще больших расходов, хотя это самый простой и логичный путь)

Оптимизация процессов – это выделение на один проект не пяти, а хотя бы троих или двоих человек, а лучше одного. В это трудно поверить, но один человек способен на хорошем, качественном уровне вести проект от начала до конца, привлекая на каких-то этапах другие лица для выполнения определенных заданий. Соответственно такое перераспределение принесет вам значительное увеличение клиентов, заказов и денег.

Как оптимизация работает в мире?

Если говорить о наглядном примере стандартизации процессов, давайте вспомним Макдональдс. Думаю, многие из вас его посещали, и не только в нашей стране. Вы наверняка заметили, что покупая один и тот же продукт в разных географических точках, вы едите практически идентичную еду по всему миру.

Мясо обжарено по одной технологии, булочки те же самые, картошки фри, кола, салфетки – где бы вы ни оказались, они будут строго соответствовать стандарту и качеству. Или взять, к примеру, Старбакс. В каком бы уголке мира вы не пили их кофе, он везде будет одинаковый.

Секрет успеха этих знаменитых брендов кроется в строгой стандартизации. Производство продукта отточено до максимума. Не нужно 500 человек, которые думали бы, как его сделать. Есть один человек, который знает, что делает, и какой конечный результат он должен получить. Так работает оптимизация.

Оптимизация проекта

Как выработать в себе процессное мышление? Возьмите процесс любого проекта и детально разложите его от сложного к простому:

  • Этапы
  • Подэтапы
  • Задачи
  • Конкретизированные подзадачи

В каждой подзадаче смотрите, какие вы имеете данные на входе и какую информацию получаете на выходе: файл – документ – кофе – зерна – продукт и так далее.

Таким образом вы получаете наглядную картину каждого элемента большого проекта, и видите, кто из сотрудников может их отработать. У вас появляется понимание, команда из 3-х или 20-ти человек требуется для этого процесса.

Не нужны большие команды, в которых половина людей на подхвате. Каждый сотрудник должен выполнять конкретные задачи в рамках своего процесса.  У каждой задачи есть свой определенный срок и результат. Только так можно достичь максимальной оптимизации.

Это может показаться долгим и сложным. Но когда процесс становится ясным и понятным, четко разложен по этапам и ложится на линию времени, вы точно знаете, чего ожидать как от команды, так и от клиента. Контроль над проектом полностью в ваших руках. И вы даже можете предвидеть моменты, когда клиент скажет: «Ничего себе, как вы быстро. Я этого не ожидал».

Оптимизация в команде

Другой вопрос, как оптимизировать процесс в рамках команды. Профессионал любого уровня обладает определенным количеством навыков, знаний  и опыта, которые применяет в конкретной компании или проекте. Соответственно:

  • для выполнения определенной задачи нужен человек со знаниями и опытом, которые позволяют выполнить данную конкретную задачу и сделать это должным образом
  • в рамках проекта задачи на разных этапах могут быть схожи по своим функциям, их можно сгруппировать и отдать одному человеку в команде, который специализируется на таких заданиях
  • каждый сотрудник отвечает за свою группу схожих задач

Таким образом работу, которая раньше распределялась на троих человек, начинает выполнять один. Это может потребовать дополнительного обучения и тренингов, но результат сэкономит вам значительно больше времени и денег.

Выводы

Итак, если вы все сделали правильно, то производственные процессы начали работать, команда оптимизирована, и вам не пришлось задействовать каких-то невероятных усилий или действий. Это простой, понятный и логичный путь для производства.

А для того чтобы идти по нему и не сворачивать, есть одно ключевое правило: оптимизацией нужно заниматься не разово, а постоянно. Любой процесс или продукт нужно оптимизировать на постоянной основе. Только так можно достичь больших результатов и быть впереди планеты всей.

Конечно, мы все понимаем, налаживание производственного процесса – это тема достаточно объемная и глубокая. Ее сложно раскрыть в рамках одной статьи полностью. Поэтому следите за нашими новыми материалами. Есть еще много интересного, что мы планируем вам рассказать.

 

C уважением,

Ален Кокумбаев